Polityka prywatności

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Profesjonalne Usługi Spedycyjne (dalej: „Spółka”) w związku z działalnością w branży transportu i logistyki na terenie Rzeczypospolitej Polskiej.

1.2. Administratorem danych osobowych jest Profesjonalne Usługi Spedycyjne z siedzibą na terytorium Polski (dalej: „Administrator” lub „my”). Dane kontaktowe Administratora są udostępniane klientom i kontrahentom w umowach, regulaminach lub na oficjalnych materiałach informacyjnych Spółki.

1.3. Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz obowiązującymi przepisami prawa polskiego.

2. Zakres i kategorie przetwarzanych danych

2.1. W związku z działalnością w zakresie usług transportu i logistyki przetwarzamy w szczególności następujące kategorie danych osobowych:

• dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, stanowisko, nazwa firmy, NIP, REGON, numer KRS lub inny identyfikator podmiotu gospodarczego,
• dane kontaktowe: adres korespondencyjny, adres e‑mail, numery telefonów,
• dane związane z realizacją usług transportowych i spedycyjnych: numery zamówień, informacje o ładunkach, miejsca załadunku i rozładunku, terminy realizacji, informacje niezbędne do wystawiania dokumentów przewozowych i handlowych,
• dane dotyczące rozliczeń finansowych: numery rachunków bankowych, dane do fakturowania, informacje o dokonanych płatnościach,
• dane kierowców i osób kontaktowych po stronie klienta i kontrahenta: imię, nazwisko, dane kontaktowe, ewentualny numer dokumentu tożsamości lub prawa jazdy, jeśli jest to wymagane przepisami prawa lub względami bezpieczeństwa,
• dane związane z korzystaniem z narzędzi teleinformatycznych (np. systemy śledzenia przesyłek, systemy flotowe, serwisy internetowe): adres IP, identyfikatory urządzeń, dane logowania, dane dotyczące aktywności w systemach.

3. Podstawy prawne przetwarzania danych

3.1. Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w zakresie niezbędnym do osiągnięcia określonych celów i w oparciu o co najmniej jedną z następujących podstaw prawnych:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań przed zawarciem umowy (np. przygotowanie oferty, kontakt w sprawie zapytania),
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (np. obowiązki podatkowe, księgowe, archiwizacyjne, wynikające z przepisów transportowych),
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Administratora (m.in. dochodzenie i obrona roszczeń, zapewnienie bezpieczeństwa transportu, obsługa bieżących relacji biznesowych, marketing bezpośredni do obecnych klientów),
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – w przypadku, gdy dane są przetwarzane na podstawie udzielonej zgody (np. na określone działania marketingowe, jeśli są wymagane odrębne zgody).

4. Cele przetwarzania danych

4.1. Dane osobowe przetwarzamy w szczególności w następujących celach:

• zawarcie i wykonywanie umów dotyczących usług transportowych, spedycyjnych i logistycznych,
• organizacja, planowanie i realizacja przewozów, w tym obsługa zleceń transportowych, monitoring przesyłek, kontakt operacyjny i techniczny,
• wystawianie i przechowywanie dokumentów księgowych, podatkowych oraz przewozowych,
• obsługa reklamacji, zgłoszeń, roszczeń i sporów,
• utrzymanie kontaktu z klientami, kontrahentami i dostawcami,
• zapewnienie bezpieczeństwa osób, mienia, ładunków oraz infrastruktury transportowej i logistycznej,
• prowadzenie analiz biznesowych, statystyk i raportowania wewnętrznego,
• realizacja działań marketingowych i informacyjnych dotyczących naszych usług, w granicach dozwolonych przepisami prawa,
• spełnienie obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności dotyczących transportu, spedycji, podatków, rachunkowości i archiwizacji.

5. Źródła pozyskiwania danych

5.1. Dane osobowe pozyskujemy głównie:

• bezpośrednio od osób, których dane dotyczą (np. poprzez kontakt telefoniczny, e‑mailowy, formularze, wymianę wizytówek, umowy),
• od podmiotów, w imieniu których osoby działają (np. pracodawców, zleceniodawców, kontrahentów),
• z publicznie dostępnych rejestrów i baz (np. KRS, CEIDG, rejestry działalności transportowej),
• z systemów teleinformatycznych wykorzystywanych przy realizacji usług (np. systemy monitoringu pojazdów, platformy logistyczne, systemy do obsługi zleceń).

6. Odbiorcy danych

6.1. Dane osobowe mogą być udostępniane lub powierzane do przetwarzania następującym kategoriom odbiorców:

• przewoźnikom, podwykonawcom i innym firmom logistycznym zaangażowanym w realizację zleceń,
• dostawcom usług IT, serwisom teleinformatycznym, operatorom systemów monitoringu floty i przesyłek,
• podmiotom świadczącym usługi księgowe, prawne, doradcze, windykacyjne i audytorskie,
• instytucjom finansowym i bankom w zakresie niezbędnym do obsługi płatności,
• organom administracji publicznej, organom ścigania i innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa,
• innym podmiotom współpracującym z Administratorem przy realizacji celów wskazanych w niniejszej Polityce, na podstawie umów powierzenia lub innych odpowiednich podstaw prawnych.

6.2. Wszystkie podmioty, którym powierzamy przetwarzanie danych, są zobowiązane do zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony danych osobowych i zachowania poufności.

7. Przekazywanie danych do państw trzecich

7.1. Co do zasady przetwarzamy dane osobowe na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). W przypadku, gdy ze względu na charakter usług transportowych i logistycznych konieczne będzie przekazanie danych poza EOG (np. w związku z realizacją przewozów międzynarodowych), przekazanie nastąpi na podstawie odpowiednich mechanizmów prawnych przewidzianych w RODO, w szczególności:

• decyzji Komisji Europejskiej stwierdzających odpowiedni stopień ochrony,
• standardowych klauzul umownych,
• lub innych odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych przepisami prawa.

8. Okres przechowywania danych

8.1. Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez okres wymagany obowiązującymi przepisami prawa lub niezbędny do obrony lub dochodzenia ewentualnych roszczeń.

8.2. W szczególności:

• dane związane z wykonywaniem umów przechowujemy przez czas obowiązywania umowy, a po jej zakończeniu – przez okres wynikający z przepisów o przedawnieniu roszczeń,
• dane księgowe i podatkowe przechowujemy przez okres wskazany w przepisach prawa podatkowego i o rachunkowości,
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu wycofania zgody lub osiągnięcia celu, dla którego zgoda została udzielona, chyba że dalsze przechowywanie jest wymagane przepisami prawa lub uzasadnionym interesem Administratora.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

9.1. Osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do danych (uzyskania informacji, czy dane są przetwarzane oraz otrzymania ich kopii),
• prawo sprostowania danych (poprawienia lub uzupełnienia danych nieprawidłowych lub niekompletnych),
• prawo usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) w przypadkach przewidzianych w RODO,
• prawo ograniczenia przetwarzania danych,
• prawo przenoszenia danych – w przypadkach wskazanych w RODO,
• prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, w tym wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora lub na cele marketingu bezpośredniego,
• prawo cofnięcia zgody w dowolnym momencie – w zakresie, w jakim dane są przetwarzane na podstawie zgody; cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem.

9.2. W celu skorzystania z powyższych praw można skontaktować się z Administratorem przy wykorzystaniu danych kontaktowych podanych w dokumentach umownych lub innych materiałach informacyjnych Spółki.

9.3. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w Polsce (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

10. Bezpieczeństwo danych osobowych

10.1. Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do stopnia ryzyka, aby zapewnić ochronę przetwarzanych danych osobowych, w szczególności zabezpieczyć je przed dostępem osób nieuprawnionych, utratą, zniszczeniem, uszkodzeniem lub nieuprawnionym ujawnieniem.

10.2. Dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione przez Administratora, przeszkolone w zakresie ochrony danych osobowych oraz zobowiązane do zachowania poufności.

11. Pliki cookies i technologie podobne

11.1. W przypadku korzystania z serwisów internetowych lub systemów online obsługiwanych przez Profesjonalne Usługi Spedycyjne, możemy wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie w celu zapewnienia prawidłowego działania serwisu, poprawy jakości świadczonych usług, analiz statystycznych oraz – w granicach dozwolonych prawem – działań marketingowych.

11.2. Informacje szczegółowe dotyczące wykorzystywania plików cookies mogą zostać określone w odrębnej informacji o cookies udostępnianej w ramach danego serwisu internetowego.

12. Zmiany Polityki prywatności

12.1. Niniejsza Polityka prywatności może podlegać okresowym aktualizacjom, w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa, zmian w zakresie oferowanych usług transportowych i logistycznych lub zmian w stosowanych technologiach.

12.2. Zaktualizowana wersja Polityki prywatności będzie stosowana od dnia jej opublikowania lub zakomunikowania osobom, których dane dotyczą, w odpowiedniej formie.

13. Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych

13.1. Wszelkie pytania, wnioski lub żądania związane z przetwarzaniem danych osobowych oraz realizacją praw osób, których dane dotyczą, należy kierować do Administratora z wykorzystaniem danych kontaktowych przekazanych przez Profesjonalne Usługi Spedycyjne w umowach, korespondencji handlowej lub na oficjalnych materiałach informacyjnych.

13.2. Administrator dokłada starań, aby udzielać odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, z uwzględnieniem terminów określonych w RODO i innych obowiązujących przepisach prawa.